Nagy lendülettel kezdte az új évet a HUNGEXPO

2016. január 18., hétfő

Habár a januári hónap a legtöbb rendezvényhelyszínnél csendes időszaknak számít, a HUNGEXPO egy nagy nemzetközi corporate rendezvénnyel indított a 2016-os év első munkanapján.

Az esemény

AIA Insurance Gala (1400 fő)

A nemzetközi AIA csoport Hong Kong-i testülete a magyar fővárost, Budapestet választotta az éves incentív rendezvényének helyszínéül. Csak az 1400 legjobban teljesítő értékesítési munkatárs (akik éves tervüket legalább 400%-osan teljesítették) kapott meghívást, hogy eltölthessen négy felejthetetlen napot Magyarországon, illetve részt vehessen a 30. „Summit Club” kongresszuson és gálavacsorán január 4-én, amelynek helyszínét a HUNGEXPO-Budapest, Magyarország legnagyobb multifunkcionális rendezvényhelyszíne biztosította.

Az rendezvénynap két nagy részből állt: a reggel megtartott kongresszusból, aminek keretében a legjobbak legjobbjai megkapták jól megérdemelt kitüntetésüket, majd egy rövid ebédet követően a meghívottak visszatértek a helyszínre, hogy elköltsenek egy egyedülálló műsorral egybekötött gálavacsorát.

Kihívások:

Az esemény tervezése az ünnepek alatt

Minden nagyszabású esemény hosszas és alapos tervezési folyamatot követel meg, amely most sem volt másként. Emellett további kihívást jelentett az előkészületek utolsó néhány hete, amely egybeesett a karácsonyi ünnepekkel és a Szilveszterrel, amikor a legtöbb beszállító bezárja kapuit. Emiatt volt még fontosabb, hogy a szervezés tekintetében minden részlet mihamarabb a helyére kerüljön.

Esemény logisztika

A logisztika is kihívást jelentett a gyors átállás szükségessége miatt.  Alig 3 óra leforgása alatt kellett a széksoros konferencia elrendezést átalakítani egy 1400 főt befogadó, magas színvonalú négyfogásos gálavacsora helyszínévé.

Kommunikáció

A rendezvény előkészületei és lebonyolítása során nem volt lehetőség közvetlenül a végügyféllel egyeztetni, hanem két ügynökségen keresztül történt az információcsere. Ennek következtében gyakran tovább tartott a döntéshozatal a megszokottnál.

Megoldások

A HUNGEXPO és az összes alvállalkozója számára a legfontosabb, hogy a lehető legmagasabb színvonalú szolgálgatást nyújtsa, még akkor is, ha ez extra munkaórákkal vagy nagyobb erőfeszítéssel jár. Ez a hozzáállás sima és zökkenőmentes együttműködést eredményezett és egy egyedülálló eseményt, amely nem szenvedett semmiben hiányt az ünnepi időszak ellenére sem.

Az esemény napján az átállás kifejezetten körültekintő tervezést és nagymértékű emberi erőforrást igényelt, hogy a helyszínen történő változtatások végrehajtása lehetséges legyen a rendelkezésre álló csekély idő alatt. Egyedi forgatókönyv készült, amely minden feladatot tartalmazott a kezdési és befejezési idővel együtt, így elkerülhetővé vált a sok száz ember egyidejű munkájából kialakuló káosz. A felkészültség meghozta a kívánt eredményt, az átállás nem csak sikeres volt, de a tervezettnél több, mint 30 perccel korábban befejeződött, így még az utolsó simításokra is jutott idő a vendégek érkezése előtt.

A számos céggel való együttműködés és a közvetlen kommunikáció hiánya az ügyféllel nem könnyíti meg a munkát, de ha mindegyik fél egy közös célért dolgozik, nincs olyan kihívás, amit ne lehetne megoldani. Az esemény során remek partneri és szoros bizalmi kapcsolat alakult ki a közvetítő cégek és a HUNGEXPO között, ami lehetővé tette egy fantasztikus esemény létrejöttét, nagyszerű visszajelzésekkel az ügyfelektől és a vendégektől egyaránt.